La factura electrónica posee los mismos efectos legales que una factura en papel. Y debe entregarse tanto a los clientes como a la DIAN para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias.
Lo primero que debe saber es que toda persona natural o jurídica que pertenezca al régimen común, deberá migrar al sistema de factura electrónica a partir del 1º de enero de 2019. No obstante, si usted fue seleccionado por la DIAN en 2017 o 2018, deberá iniciar su facturación electrónica de acuerdo con las fechas indicadas en cada una de las resoluciones.
Pasarse a la factura electrónica es más sencillo de lo que imagina:
1.Puede comprar, desarrollar o alquilar un software para facturar electrónicamente de manera directa o contratar los servicios de cualquiera de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.
2.Debe adquirir un certificado digital para firmar digitalmente sus facturas electrónicas que puede ser provisto por cualquiera de las 5 entidades de certificación abiertas que hoy están acreditadas por ONAC. El costo del certificado puede variar según el uso y servicios asociados al mismo que se ofrezca.
3.Tener a la mano siempre todos los datos principales de sus clientes: NIT, dirección, teléfono y, muy importante, la dirección de correo electrónico a través del cual le enviará la factura electrónica a esos clientes. (Si tiene clientes que no puedan recibir factura electrónica en dicho formato, ya sea porque no cuenta con la tecnología o simplemente no tienen un correo electrónico, se podrá imprimir para hacer la entrega de manera física).
4.Por último, deberá remitir un ejemplar de la factura electrónica también a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas luego de generada. Tenga en cuenta que la factura electrónica se entiende generada a partir del momento en que ha sido firmada digitalmente.
¡¡¡Buena noticia!!!
Las micro y pequeñas empresas (caso de muchas que pertenecen al sector ferretero) ya pueden facturar electrónicamente y, si así lo desean, utilizar desde ya la solución gratuita de la DIAN que les permitirá generar, entregar y descargar sus facturas electrónicas, notas débito y notas crédito. Lo anterior con miras a cumplir con la obligación de facturar electrónicamente prevista para el año 2019.
Así se elabora
En la factura electrónica se incluye la misma información que contiene una factura en papel: Nombre del cliente, número de teléfono, dirección, código del producto, valor unitario y valor de los impuestos y los demás requisitos del artículo 617 del Estatuto tributario.
Para generarla, se utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN con la numeración consecutiva autorizada por ese organismo.
Además, la factura electrónica deberá contar con el código CUFE, y firma con certificado digital (firma digital) expedido por una entidad certificadora. La firma digital es el elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica. Bajo ese entendido, los documentos que pueden ser expedidos electrónicamente son: Facturas, Notas Crédito, Notas Débito, Acuse de recibo.
Se aclara, sin embargo, que su negocio puede seguir manejando el mismo sistema contable que tiene en la actualidad, pero para ingresar al sistema de facturación electrónica debe incorporar los requerimientos y condiciones de generación de este sistema, como por ejemplo: Código CUFE, Firma digital y el Código QR para las representaciones gráficas (Ver glosario).
¿Directamente o con un proveedor tecnológico?
Usted puede facturar electrónicamente desarrollando, adquiriendo o incluso arrendando un sistema (software) para emitir la factura electrónica, no obstante, si así lo desea usted puede expedir las facturas electrónicas contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Consulte aquí listado proveedores autorizados:
A través de estos proveedores usted podrá generar, expedir y entregar a la DIAN las facturas electrónicas, notas débito y/o crédito totalmente compatibles con el marco legal colombiano, los proveedores también están capacitados para realizar procesos de acuse de recibo y rechazo de la factura electrónica. En la factura electrónica no existen originales, hay solo ejemplares con total validez en tanto estén firmados digitalmente.
GLOSARIO
• Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir factura o documento equivalente.
• Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación del procedimiento con datos de factura establecido en el anexo 3 de la Resolución 019 de 2016, permite identificar de forma única una factura. Este código adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN. Los rangos de numeración que autoriza la DIAN tienen diferentes periodos de vigencia que van desde 6 meses hasta 2 años de acuerdo con lo establecido en la Resolución 55 de 2016.
• XML (Extensible Markup Language): Es el lenguaje de marcas que permite la organización y el etiquetado de documentos electrónicos. Es una adaptación del estándar SGML (Standard Generalized Markup Language).
La DIAN aclara cualquier duda en el siguiente vínculo: